ศูนย์ย่อยทำลายเอกสารความลับสุดยอดฟรี
The Top secret document destruction free
        ความรู้เรื่องการทำลายเอกสาร (ตอนที่1)
การทำลายเอกสาร   เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายโดยใช้เครื่องมือหรือวิธีการอื่นๆ ก่อนทำลายเสนอรายการชื่อหนังสือหรือเอกสารที่สมควรทำลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำลาย โดยมีข้อพิจารณาดังนี้
  1. เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้  มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าไร  หากไม่มีหลักเกณฑ์ที่รัดกุมแล้ว  อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารสำคัญไป  และอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา
  2. เอกสารที่ต้องทำลายควรมีวิธีการจัดการอย่างไร  ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคล ภายนอก
  3. แนวทางในการกำหนดอายุในการเก็บรักษาเอกสาร
ด้งนั้นปัญหาสำคัญจึงอยู่ที่ว่าจะตัดสินใจอย่างไรว่าเอกสารใดควรเก็บ  เอกสารใดควรทำลายทิ้ง  สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก็คือ ความสำคัญของเอกสารนั้นๆ  จึงได้กำหนดคุณค่าของเอกสารลับเป็น 5 ประการ คือ
  1. คุณค่าทางกฎหมาย  ถือว่าเป็นจุดสำคัญที่ต้องมีการเก็บรักษาเอกสาร  เพราะเอกสารทุกชิ้นล้วนมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายทั้งสิน  ซึ้งจะนำไปแสดงต่อศาล  ได้เมื่อมีคดีความเกิดขึ้น
  2. คุณค่าทางด้านการบริหาร  เอกสารประเภทนี้มักได้แก่  ระบบคำสั่งคู่มือ  การปฎิบัติงานด้านต่างๆ  ที่ใช้เป็นบรรทัดฐานในการดำเนินงาน  เอกสารเหล่านี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักปฎิบัติต่อๆไป
  3. คุณค่าทางวิจัย  ได้แก่ ข้อมูลต่างๆ ที่มีการศึกษาค้นคว้าเก็บไว้  ซึ่งสามารถใช้เป็นการประกอบการวางแผนงานหรือเป็นลู่ทางในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง
  4. คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่  เอกสารการที่เกี่ยวกับการก่อตั้งบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้น ฯลฯ ซึ่งถูกส่งไปเก็บไว้ที่ศูนย์เอกสารธุรกิจ  กรมทะเบียนการค้ากระทรวงพาณิชย์  เพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงานของบริษัท  เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้โดยไม่มีการทำลาย  ไม่ว่าบริษัทนั้นจะยังอยู่หรือปิดกิจการไปแล้วก็ตาม
  5. คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร  ได้แก่  เอกสารเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ข่าวเหตุการณ์ต่างๆทั่วไป  รวมทั้งคำปราศรัย  สุนทรพจน์ฯลฯ ซึ่้งเป็นส่ิงที่ให้เกิดความเข้าใจอันดี
  6.