ความรู้เรื่องการทำลายเอกสาร (ตอนที่1)
24 มิถุนายน 2565
การทำลายเอกสาร เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายโดยใช้เครื่องมือหรือวิธีการอื่นๆ ก่อนทำลายเสนอรายการชื่อหนังสือหรือเอกสารที่สมควรทำลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำลาย โดยมีข้อพิจารณาดังนี้- เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้ มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าไร หากไม่มีหลักเกณฑ์ที่รัดกุมแล้ว อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารสำคัญไป และอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา
- เอกสารที่ต้องทำลายควรมีวิธีการจัดการอย่างไร ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคล ภายนอก
- แนวทางในการกำหนดอายุในการเก็บรักษาเอกสาร
- คุณค่าทางกฎหมาย ถือว่าเป็นจุดสำคัญที่ต้องมีการเก็บรักษาเอกสาร เพราะเอกสารทุกชิ้นล้วนมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายทั้งสิน ซึ้งจะนำไปแสดงต่อศาล ได้เมื่อมีคดีความเกิดขึ้น
- คุณค่าทางด้านการบริหาร เอกสารประเภทนี้มักได้แก่ ระบบคำสั่งคู่มือ การปฎิบัติงานด้านต่างๆ ที่ใช้เป็นบรรทัดฐานในการดำเนินงาน เอกสารเหล่านี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักปฎิบัติต่อๆไป
- คุณค่าทางวิจัย ได้แก่ ข้อมูลต่างๆ ที่มีการศึกษาค้นคว้าเก็บไว้ ซึ่งสามารถใช้เป็นการประกอบการวางแผนงานหรือเป็นลู่ทางในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง
- คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่ เอกสารการที่เกี่ยวกับการก่อตั้งบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้น ฯลฯ ซึ่งถูกส่งไปเก็บไว้ที่ศูนย์เอกสารธุรกิจ กรมทะเบียนการค้ากระทรวงพาณิชย์ เพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงานของบริษัท เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้โดยไม่มีการทำลาย ไม่ว่าบริษัทนั้นจะยังอยู่หรือปิดกิจการไปแล้วก็ตาม
- คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร ได้แก่ เอกสารเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ข่าวเหตุการณ์ต่างๆทั่วไป รวมทั้งคำปราศรัย สุนทรพจน์ฯลฯ ซึ่้งเป็นส่ิงที่ให้เกิดความเข้าใจอันดี
- โทร ติดต่อเราได้ 081-8036048, 084-0211156, 090-6165269,
